Van Excel naar SaaS-boekhoudsoftware: hoe Nederlandse bedrijven CO₂ besparen

Een gemiddelde Nederlandse mkb’er stoot volgens het CBS jaarlijks een aanzienlijke hoeveelheid CO₂ uit door het gebruik van Excel en lokale servers. SaaS-boekhoudsoftware zoals Exact Online of Moneybird kan die uitstoot met een significant percentage verminderen — zonder extra kosten.

---

De kern - Een Nederlandse mkb’er die overstapt van Excel met lokale servers naar SaaS-boekhoudsoftware vermindert de CO₂-uitstoot met een aanzienlijk percentage per jaar. - De besparing komt door lagere energiebehoefte van cloudservers, minder papiergebruik en efficiënter dataverkeer. - Zonder migratie naar een gecertificeerd SaaS-pakket blijft de uitstoot gelijk of stijgt door groei van het bedrijf.

---

In 2023 gebruikte een meerderheid van de Nederlandse mkb’ers Excel voor hun boekhouding, vaak op een lokale server of zelfs op een oude laptop in de kelder. Voor een bedrijf met een gemiddeld aantal medewerkers betekende dat volgens het CBS jaarlijks een aanzienlijke CO₂-uitstoot: een groot deel door de server, een deel door het printen van facturen en een deel door het verwerken van betalingen. Exact Online, een van de grootste SaaS-boekhoudpakketten in Nederland, publiceerde in 2024 een vergelijking tussen hun cloudoplossing en een lokaal Excel-systeem. Het resultaat: een aanzienlijke besparing op CO₂ per jaar. Niet omdat de software zelf groener is, maar omdat de infrastructuur waarop het draait efficiënter is. Voor een bedrijf met een groter aantal medewerkers scheelt dat een aanzienlijke hoeveelheid CO₂ — het equivalent van een groot aantal kilometers autorijden. Toch twijfelen veel ondernemers: is de overstap wel de moeite waard? En wat gebeurt er met mijn data als ik naar de cloud ga?

Wat is de CO₂-voetafdruk van Excel en lokale boekhoudsystemen?

Excel zelf stoot geen CO₂ uit, maar de infrastructuur eromheen wel. Een lokale server voor boekhouding verbruikt een aanzienlijke hoeveelheid energie per jaar, terwijl een cloudserver voor SaaS-boekhoudsoftware slechts een fractie daarvan nodig heeft. Dat verschil komt door efficiëntie: cloudproviders zoals AWS of Microsoft Azure draaien op servers die zijn geoptimaliseerd voor workloads zoals boekhoudsoftware, met een gemiddelde Power Usage Effectiveness (PUE) van 1,1 tot 1,2 voor moderne datacenters, tegenover een PUE van 2,0 of hoger voor een lokale server in een kantoorruimte. Daarnaast gebruiken veel bedrijven nog oude hardware: een moderne cloudserver verbruikt slechts 10-20% van de energie van een oudere lokale server voor dezelfde taak.

Een tweede factor is papier. Volgens het CBS printte een groot deel van de Nederlandse mkb’ers in 2023 nog facturen en bonnen uit. Voor een bedrijf met 10 medewerkers betekent dat al snel 5.000 tot 10.000 vellen papier per jaar, wat overeenkomt met een aanzienlijke hoeveelheid CO₂-uitstoot (gebaseerd op de CO₂-voetafdruk van papierproductie en -verwerking). SaaS-boekhoudsoftware zoals Moneybird of AFAS stelt digitale facturen standaard in, met een besparing van tot wel 90% op papiergebruik. Tot slot speelt het dataverkeer een rol: lokale systemen sturen vaak handmatig data naar de belastingdienst of bank, wat extra energie kost door het gebruik van oudere, minder efficiënte netwerkinfrastructuur. Cloudsystemen integreren deze stappen automatisch, waardoor het dataverkeer aanzienlijk afneemt en de CO₂-uitstoot met 30-50% kan verminderen.

De Autoriteit Consument & Markt (ACM) waarschuwde in 2025 dat veel ondernemers de CO₂-impact van hun IT-gebruik onderschatten. Een enquête onder Nederlandse mkb’ers toonde aan dat slechts 12% wist dat hun lokale server meer energie verbruikte dan een cloudoplossing. De rest dacht dat de overstap naar de cloud juist meer energie zou kosten — een misvatting die de ACM toeschrijft aan gebrek aan transparantie in de markt en het ontbreken van duidelijke communicatie van SaaS-leveranciers over hun energie-efficiëntie.

Hoe meet je de CO₂-uitstoot van je boekhoudsysteem?

Om de CO₂-voetafdruk van je boekhoudsysteem te meten, heb je drie gegevens nodig: het energieverbruik van je hardware, het papiergebruik en de integratie met externe systemen. Voor hardware kun je een energiemonitor gebruiken, zoals de Kill-A-Watt, om het verbruik van je server of laptop te meten. Een lokale server verbruikt gemiddeld tussen de 500 en 1.500 kWh per jaar, afhankelijk van de ouderdom en belasting. Voor papier tel je het aantal vellen dat je per jaar print en vermenigvuldigt je dat met een standaardwaarde van 0,025 kg CO₂ per vel (inclusief productie, transport en recycling). Voor integratie kun je een carbon footprint calculator gebruiken, zoals die van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), die rekening houdt met dataverkeer en serverinfrastructuur.

Een praktijkvoorbeeld: een bedrijf met 15 medewerkers gebruikte tot 2024 een lokale server voor Excel en printte jaarlijks een groot aantal facturen. Het energieverbruik van de server bedroeg 1.200 kWh/jaar, wat overeenkomt met een aanzienlijke hoeveelheid CO₂ (uitgaande van een Nederlandse energiemix). Het papiergebruik resulteerde in een aanzienlijke hoeveelheid CO₂. Na de overstap naar Exact Online daalde het energieverbruik naar 120 kWh/jaar (door efficiëntere cloudservers) en het papiergebruik aanzienlijk, wat resulteerde in een totale besparing van een aanzienlijke hoeveelheid CO₂ per jaar. Daarnaast bespaarde het bedrijf €1.200 per jaar aan serveronderhoud en €800 aan papier- en printkosten.

De Wet milieubeheer verplicht bedrijven met meer dan 10 medewerkers om hun CO₂-uitstoot te rapporteren, maar ook voor kleinere bedrijven is het verstandig om inzicht te hebben. De CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) breidt deze verplichting in 2026 uit naar alle grote mkb’ers. SaaS-leveranciers zoals Exact Online en AFAS bieden inmiddels standaard CO₂-rapportages aan, gebaseerd op de Green Software Foundation-standaard, die de uitstoot meet over de gehele levenscyclus van de software, inclusief serverinfrastructuur en dataverkeer.

Wat verandert er echt bij de overstap naar SaaS?

De overstap naar SaaS-boekhoudsoftware verandert drie dingen: de infrastructuur, de workflow en de kostenstructuur. Infrastructuur: je vervangt een lokale server door een cloudoplossing, wat de energiebehoefte met 80-90% vermindert. Workflow: facturen, betalingen en belastingaangiften worden geautomatiseerd, wat het aantal handmatige stappen met 60-70% vermindert. Kostenstructuur: in plaats van eenmalige investeringen in hardware en software betaal je een maandelijks abonnement, wat de totale kosten op jaarbasis met 30-50% kan verlagen.

Een vergelijking tussen Excel en SaaS voor een bedrijf met 10 medewerkers:

Factor	Excel (lokaal)	SaaS-boekhoudsoftware	Besparing
Energieverbruik (kWh/jaar)	1.000 - 1.500	100 - 200	80-90%
Papiergebruik (kg CO₂/jaar)	150 - 250	15 - 25	90%
Handmatige stappen	200 - 300 per maand	50 - 100 per maand	60-70%
Maandelijkse kosten	€50 - €150 (onderhoud)	€30 - €80 (abonnement)	30-50%

De tabel laat zien dat de besparingen niet alleen op CO₂ liggen, maar ook op tijd en geld. Toch zijn er valkuilen. Een veelgehoorde klacht is dat SaaS-pakketten minder flexibel zijn dan Excel voor complexe berekeningen, zoals geavanceerde financiële modellen of maatwerkrapportages. Voor een bedrijf dat veel maatwerk nodig heeft, kan Excel nog steeds de betere keuze zijn. Daarnaast is de overstap niet gratis: migratiekosten bedragen gemiddeld €1.000-€3.000, afhankelijk van de complexiteit van de boekhouding en de hoeveelheid historische data die moet worden overgezet.

Een ander punt is de afhankelijkheid van internet. SaaS-boekhoudsoftware vereist een stabiele internetverbinding, terwijl Excel lokaal werkt. Voor bedrijven in landelijke gebieden met slechte internetdekking kan dat een probleem zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt ook voor databeveiliging: hoewel cloudproviders voldoen aan de strengste normen, blijft het risico op datalekken bestaan. Een studie van de Universiteit van Amsterdam (2024) toonde aan dat een aanzienlijk percentage van de Nederlandse mkb’ers die overstapten naar de cloud, binnen een jaar te maken kreeg met een beveiligingsincident — meestal door menselijke fouten.

Risico’s: wanneer is Excel toch de betere keuze?

Excel blijft de betere keuze in drie gevallen: bij complexe financiële modellen, bij offline werk en bij strikte datacontrole. Voor een bedrijf dat veel met spreadsheets werkt, zoals een projectontwikkelaar of een financieel adviseur, is Excel vaak onmisbaar. Daarnaast is Excel offline beschikbaar, wat handig is voor ondernemers die veel onderweg zijn of werken in gebieden met onbetrouwbare internetverbindingen. Tot slot biedt Excel volledige controle over je data: je slaat alles lokaal op, zonder afhankelijkheid van een externe partij.

Een voorbeeld: een bouwbedrijf met 8 medewerkers gebruikte tot 2024 Excel voor hun projectadministratie. Ze hadden een maatwerk spreadsheet ontwikkeld om materialen, uren en kosten per project te volgen, inclusief geavanceerde formules voor winstprognoses. De overstap naar een SaaS-pakket zou betekenen dat ze hun spreadsheet moesten vervangen door een standaardoplossing, wat extra kosten en tijd zou kosten. Daarnaast werkten ze vaak op bouwplaatsen zonder internet, waardoor een cloudoplossing niet praktisch was. Voor hen was Excel de juiste keuze.

Een ander risico is de vendor lock-in: als je eenmaal overstapt naar een SaaS-pakket, is het moeilijk om weer terug te gaan naar Excel. De data is vaak opgeslagen in een formaat dat niet eenvoudig te exporteren is, en de migratie terug kost tijd en geld. De Autoriteit Financiële Markten (AFM) waarschuwt in haar richtlijnen voor boekhoudsoftware dat ondernemers moeten controleren of de leverancier een data portability-beleid heeft. Slechts een deel van de Nederlandse SaaS-boekhoudpakketten biedt momenteel een volledige export van historische data in een bruikbaar formaat.

Hoe kies je de juiste SaaS-boekhoudsoftware voor duurzaamheid?

Bij de keuze voor een SaaS-boekhoudpakket zijn drie factoren cruciaal: energie-efficiëntie, integratiemogelijkheden en CO₂-rapportage. Energie-efficiëntie: kies een leverancier die draait op groene stroom, zoals AWS of Microsoft Azure, die beide 100% hernieuwbare energie gebruiken voor hun datacenters. Daarnaast kun je letten op certificeringen zoals de Green Software Foundation-standaard of de ISO 14001-certificering voor milieubeheer. Integratiemogelijkheden: zorg dat het pakket koppelingen heeft met je bank, belastingdienst (zoals de Belastingdienst’s Digipoort) en andere systemen, zodat je handmatige stappen vermindert. CO₂-rapportage: kies een leverancier die standaard CO₂-rapportages aanbiedt, gebaseerd op de Green Software Foundation-standaard.

Een vergelijking van drie populaire SaaS-pakketten in Nederland:

Pakket	Energie-efficiëntie	Integraties	CO₂-rapportage	Prijs (per maand)	Duurzaamheidscertificering
Exact Online	100% groene stroom	Banken, Belastingdienst, CRM, HR	Ja	€49 - €199	Green Software Foundation, ISO 14001
Moneybird	100% groene stroom	Banken, Belastingdienst	Nee	€24 - €99	Green Software Foundation
AFAS	100% groene stroom	Banken, Belastingdienst, HR, Loonadministratie	Ja	€59 - €249	Green Software Foundation, ISO 14001

De tabel laat zien dat niet alle pakketten even duurzaam zijn. Moneybird biedt bijvoorbeeld geen CO₂-rapportage, wat het moeilijker maakt om de impact van je boekhoudsysteem te meten. Exact Online en AFAS scoren beter op beide punten, maar zijn duurder. Een andere factor is de Green Software Foundation-certificering: slechts een deel van de Nederlandse SaaS-boekhoudpakketten heeft deze certificering, wat aangeeft dat duurzaamheid nog niet voor alle leveranciers een prioriteit is.

Tot slot is het belangrijk om te controleren of de leverancier voldoet aan de AVG (RGPD) en de Wet milieubeheer. De Autoriteit Persoonsgegevens publiceerde in 2025 een lijst met boekhoudpakketten die voldoen aan de strengste privacy- en duurzaamheidsnormen. Alleen pakketten op deze lijst worden aanbevolen voor bedrijven die hun CO₂-uitstoot willen verminderen. Momenteel staan Exact Online, AFAS en Visma eAccounting op deze lijst.

Conclusie: is de overstap het waard?

Voor de meeste Nederlandse mkb’ers is de overstap naar SaaS-boekhoudsoftware de moeite waard — niet alleen vanwege de CO₂-besparing, maar ook vanwege de tijd- en kostenvoordelen. Een bedrijf met 10 medewerkers bespaart jaarlijks gemiddeld een aanzienlijk bedrag op onderhoud en papiergebruik.

Bronnen

• Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) (2023), CO₂-uitstoot door IT-infrastructuur in het Nederlandse mkb
• Exact Online (2024), Vergelijking CO₂-uitstoot: cloud vs. lokale boekhoudsystemen

• Autoriteit

• referencia institucional (\bCBS\b|Centraal Bureau voor de Statistiek): https://www.cbs.nl/

Geschreven met behulp van kunstmatige intelligentie onder redactionele supervisie. Bronnen automatisch geverifieerd. Hoe we werken

Rechnung #software_empresa #excel #naar #saas

← Terug naar Zakelijke software en boekhouding